CIEKAWOSTKI
Dlaczego warto wprowadzić w firmie wnioski urlopowe online? Materiał partnera
Jedną z największych uciążliwości związanych z prowadzeniem ewidencji urlopowej jest konieczność takiego ułożenia planu urlopów, aby możliwe było normalne funkcjonowanie firmy. Jest to bardzo trudne, ponieważ wnioski urlopowe składane są w różnych terminach, czasem pojawiają się dodatkowe wnioski, np. o urlop macierzyński czy okolicznościowy, co powoduje konieczność zmiany całego planu. Istnieje jednak sposób, aby te kwestie znacznie uprościć i przyspieszyć obieg informacji w firmie, a jest nim elektroniczna ewidencja urlopów. Rozwiązanie to ma wiele zalet.
Łatwe planowanie urlopów
Większość polskich firm nadal prowadzi papierowe akta osobowe. Jednak coraz bardziej popularne stają się nowoczesne rozwiązania, dzięki którym różnego rodzaju ewidencje, w tym również urlopową, można prowadzić w postaci elektronicznej. Jest to bardzo wygodne, ponieważ dzięki temu zyskuje się dostęp do planu urlopowego, przedstawionego w postaci czytelnego kalendarza. Taką możliwość daje m.in. system inewi.pl, dzięki któremu planowanie oraz racjonalne rozłożenie urlopów jest łatwe nawet w dużych firmach.
Roczne zestawienie wniosków urlopowych znacznie upraszcza kwestie związane z rozpatrywaniem wniosków urlopowych. Co więcej, w razie potrzeby można w nim dokonać szybkich zmian, a informacje na ten temat zostaną wysłane do pracowników poprzez aplikację mobilną, e-mail lub sms.
Brak „papierologii”
Automatyzacja procesu składania wniosków urlopowych pozwala zminimalizować ilość papierowych dokumentów – znacząco zmniejszy się dzięki temu ilość zalegających w biurach papierów i segregatorów. Co więcej, pracownicy firmy będą mogli nie tylko składać wnioski online, ale również otrzymywać tą samą drogą odpowiedzi na swoje wnioski. Dzięki temu zniknie problem z ciągłym dopytywaniem się o rozpatrzenie wniosku, co często dezintegruje pracę działu kadr i płac. Mniejsza ilość papierów to także spore oszczędności dla firmy, a do tego jest to rozwiązanie ekologiczne.
Jak złożyć wniosek online?
Złożenie elektronicznego wniosku urlopowego poprzez system wspomagający organizację pracy w firmie jest bardzo proste. Po przypisaniu poszczególnym pracownikom liczby przysługujących im dni urlopu wypoczynkowego czy na żądanie, system automatycznie wylicza liczbę dni, które zostały wykorzystane i niewykorzystane. Liczba dni wyświetla się w czasie składania przez pracownika podania, dzięki czemu nie musi on tego samodzielnie obliczać ani szukać informacji na ten temat.
We wniosku należy wybrać rodzaj urlopu, np. wypoczynkowy i podać termin jego rozpoczęcia oraz liczbę dni. Tak wypełniony wniosek trafia do osoby, która odpowiada za przyznawanie urlopów. Elektroniczny system składania wniosków urlopowych to wygodne rozwiązanie nie tylko dla firmy, ale również dla pracowników (zobacz również Jak wypełnić wniosek urlopowy?). Pracownicy mają możliwość nie tylko złożenia wniosku online, ale również śledzenia jego statusu. Pracodawca zyskuje natomiast możliwość stworzenia przejrzystego grafiku urlopów. Pozwala to uniknąć problemów z zakłócaniem pracy w firmie oraz znacząco przyspieszyć wiele procedur.
